Uma reunião bem planejada

Um dos assuntos que geralmente discuto em minhas classes, são reuniões.

A reunião é uma ferramenta poderosa para o atingimento de resultados, no entanto, na maioria das empresas é mal utilizada, fala-se muito resolve-se pouco.

Constantemente ouço reclamações sobre o excesso de reuniões, sobre a falta de uma agenda clara, o desvirtuamento do assunto proposto, de que todos querem falar e ninguém quer ouvir, sobre a falta de preparação por parte de quem agendou a reunião, dos problemas causados pela falta de entendimento e a necessidade de se marcar outra reunião para dirimir os problemas causados, discutidos e não resolvidos, da real necessidade de estar presente e até mesmo  da falta de espaço físico.

Uma reunião eficaz passa por um processo simples e infelizmente pouco utilizado, chamado “preparação antecipada”.  Uma boa reunião, reúne alguns pontos.  Segue minha sugestão para que na sua próxima reunião, os propósitos possam ser atingidos:

1.     Titulo;

2.     Identificação do tipo de reunião;

3.     Definir o objetivo a ser alcançado;

4.     Metodologia;

5.     Tempo de duração;

6.     Facilitador;

7.     Líder de equipe/grupo;

8.     Controlador do tempo;

9.     Membros convidados;

10. Leitura da ata da última reunião;

11. Tempo para que cada membro compartilhe suas considerações;

12. Lista de materiais necessários;

13. Tarefas delegadas;

14. Responsável designado para a tarefa;

15. Notas;

Estes são apenas alguns itens para  uma reunião eficaz, existem outros que poderiam complementar esta lista.  Quando a preparação é bem elaborada, pode-se chegar a uma de duas conclusões: 1^a. Minha reunião atingirá seu propósito, 2^a. Não precisarei fazer uma reunião, posso atingir meu propósito de outra maneira.

Pense por um minuto: - Você já esteve em uma reunião em que houve horário para começar , mas aparentemente não havia horário para terminar?  Já participou de um reunião, em que foi necessário marcar outra reunião para resolver os problemas, que aquela reunião criou?  Já esteve em um reunião que começou com atraso? Já participou de uma reunião que lhe pareceu não haver uma pauta? Você já participou de uma reunião em que se falou muito, mas pouco ou quase nada ficou resolvido? Já se perguntou o que é que eu estou fazendo aqui?

Que tipo de reunião você tem feito? Sua reunião poderia ser bem avaliada sob a ótica dessas questões? Quando convoca uma reunião você consegue atingir os propósitos propostos? As pessoas saem de sua reunião com o sentimento de que valeu a pena? Você já pensou que estará impactando na agenda de outras pessoas?

Boa Reflexão!